Leitung Verwaltung ^(m/w/d)

Vollzeit

Neuss

Querschnittsfunktionen

Breites Knowhow trifft auf persönliches Umfeld. Das ist kbht.

Mit rund 60 Steuerberater*innen, Wirtschaftsprüfer*innen und Rechtsanwält*innen sowie insgesamt mehr als 200 Mitarbeitenden zählt kbht zu den größten Kanzleien in den wichtigen Finanz- und Handelszentren - vom Rheinland bis nach Frankfurt.
Unsere Teams arbeiten fachlich auf hohem Niveau, vollständig digitalisiert, lieben kurze Entscheidungswege und schätzen die vertraute Arbeitsatmosphäre, bei der nicht ausschließlich gefachsimpelt, sondern auch gern gelacht wird.
Zur Unterstützung von unserem Team in Neuss suchen wir dich als Leitung Verwaltung (m/w/d).

Deine Aufgaben

In dieser Rolle verantwortest Du die Koordination, Weiterentwicklung und Steuerung zentraler Verwaltungsprozesse und übernimmst eine verbindende Schnittstellenfunktion zwischen Kanzleileitung, Verwaltung, operativen Teams, Partnern und externen Stakeholdern.

Die Position ist als zweite Leitungsfunktion in der Verwaltung angelegt und ergänzt die bestehende Teamleitung. Gemeinsam übernehmt Ihr die Steuerung und Weiterentwicklung des wachsenden Verwaltungsbereichs und wirkt in einer kooperativen, gemeinsam verantworteten Führungsstruktur. Die vielfältigen Leitungsaufgaben übernehmt Ihr teilweise gemeinsam oder in Eigenverantwortung.

Deine Schwerpunkte umfassen:

Prozess- und Organisationsmanagement

Verantwortung und Steuerung administrativer und organisatorischer Kernprozesse (z. B. Vorlagenwesen, Kanzleipost, Abrechnungsvorgänge, Faktura, Stammdatenpflege, Mahnwesen, interner Service Mail-Postfächer).
Koordination und Priorisierung laufender Verwaltungs- und Office-Themen.

Projekt- und Digitalisierungsmanagement

Leitung von Projekten zur Prozessoptimierung und Digitalisierung, (z.B. E-Rechnungen, DATEV- und Cloud-Migration.)
Analyse bestehender Abläufe, Identifikation von Verbesserungspotenzialen und Umsetzung effizienter Lösungen.

Vertrags- und Finanzadministration

Optimierung und Steuerung der Vertragsverwaltung (Versicherungen, Miet- und Dienstleistungsverträge, die zentrale Beschaffung sowie administrative Finanzprozesse).

Schnittstellen- und Stakeholdermanagement

Aktive Steuerung der standortübergreifenden Zusammenarbeit mit Partnern, externen Dienstleistern und internen Schnittstellen.

Office-, Event- und Gebäudemanagement

Planung und Organisation interner Veranstaltungen und teamübergreifender Abläufe.
Operative Koordination im Bereich Gebäudemanagement.

Zusammenarbeit mit der bestehenden Teamleitung Verwaltung

Gemeinsame fachliche, organisatorische und disziplinarische Verantwortung für den Empfangsbereich sowie Koordination des Empfangsteams und der Verwaltungsabteilung.

Das bringst du mit:

Du bist eine strukturierte, sorgfältige und verantwortungsbewusste Persönlichkeit mit einem hohen Qualitätsanspruch. Du behältst auch bei parallelen Themen den Überblick, arbeitest zuverlässig und hast Freude daran, Prozesse zu optimieren und Menschen zu koordinieren. Darüber hinaus führst Du die Gruppe in enger Zusammenarbeit mit der bestehenden Leitung und stellst eine abgestimmte, konsistente Teamsteuerung sicher.

Darüber hinaus bringst Du mit:

Eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Fundament im Bereich Verwaltung, Office-Management oder Organisation
Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle – idealerweise im Kanzlei-, Dienstleistungs-, Industrie-, mittelständischen oder Konzernumfeld
Erste Führungserfahrung (mind. 2 Jahre) ist wünschenswert
Sicherer Umgang mit MS-Office; Erfahrung mit DATEV ist von Vorteil, aber nicht notwendig
Offenheit sich auf neue Software einzulassen und zu lernen
Eine präzise, gewissenhafte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit Blick für Details
Ausgeprägte Fähigkeit, sich auf wechselnde Anforderungen einzustellen und Aufgaben zielgerichtet neu zu ordnen
Soziale Kompetenz, Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen sowie ein professionelles, souveränes Auftreten

Das erwartet dich:

Gehalt: Wir bieten einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit attraktiver Vergütung.
Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten und eine hybride Homeoffice-Regelung gehören für uns dazu.
Dein Arbeitsumfeld: Wir arbeiten in hellen, klimatisierten Zweierbüros mit moderner Ausstattung und IT auf neuestem Stand.
Weiterbildung: Wir unterstützen dich im Rahmen deiner fachlichen sowie persönlichen Entwicklung und fördern den Ausbau deines Know-hows finanziell und zeitlich.
Die kbht-Kultur: Dich erwartet eine offene, ehrliche und authentische Arbeitsatmosphäre, in der stets an der Zukunft gearbeitet wird.

Flexible Arbeitszeiten

Wir bieten dir flexible Arbeitszeitmodelle.

Mobiler Arbeitsplatz

Du kannst in unseren modernen Zweierbüros oder mobil von zuhause aus arbeiten.

Individuelle Weiterentwicklung

Wir fördern Fort- und Weiterbildungen sowohl zeitlich als auch finanziell.

Zuschuss zu Kinderbetreuungskosten

Wir unterstützen dich dabei, Job und Familie unter einen Hut zu bekommen.

Offene Firmenkultur mit flachen Hierarchien

Das Miteinander auf Augenhöhe steht bei uns an erster Stelle.

Attraktive Vergütung

Umfangreiches Gehaltspaket samt steueroptimierter Zusatzleistungen.

Spezialisierung

Wir geben dir die Zeit und Möglichkeiten, um deinen favorisierten Fachbereich zu finden.

Familienservice

Um dir die Vereinbarkeit von Beruf und Familienleben zu ermöglichen, arbeiten wir eng mit dem pme Familienservice zusammen.

Haben wir dein Interesse geweckt?

Dann bewirb dich jetzt unter Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins sowie deiner Gehaltsvorstellung.
Deine Eigeninitiative ist uns etwas wert: Bewirb dich direkt & persönlich und erhalte im Falle deiner Einstellung eine Prämie in Höhe von 3% deines Jahresgehalts.

Du möchtest uns erst einmal kennenlernen? Dann kontaktiere uns oder vereinbare ein unverbindliches und informelles Gespräch im Rahmen unseres digitalen Formats Karriere-Talk.

Wir freuen uns auf dich!

Dein Ansprechpartner:
Didi Meurer
HR Business Partner
Telefon: 02131/9243-726
E-Mail: recruiting@kbht.de